Prozessautomatisierung im Einzelhandel mit Airtable, Make.com und iPad-Nutzung

Ein mittelständischer Einzelhändler mit vier Filialen und einem Online-Shop hatte jahrelang seine Geschäftsprozesse über Excel organisiert – was zu Datenverlust, doppelter Datenpflege und viel Chaos führte. Gemeinsam mit dem Kunden haben wir eine moderne, automatisierte Lösung entwickelt: Mit Airtable als zentrales System, Make.com zur Prozessautomatisierung, Google Drive zur Dokumentenverwaltung und Lexware Office für Buchhaltung und Rechnungsstellung. Heute generieren die Mitarbeitenden Rechnungen und Lieferscheine per Klick und arbeiten im Laden papierlos über iPads. Das gesamte Backoffice läuft jetzt effizient und eigenständig – der Inhaber kann sich voll auf den Ausbau seines Online-Shops konzentrieren.

Branche
Einzelhandel

Dauer
2 Monate

Tech-Stack
Airtable, Make.com, Google Drive

  • Digitalisierung

    • Ausgangssituation

    Der Einzelhändler nutzte bislang Excel zur Organisation seiner Geschäftsprozesse – ein System, das weder Automatisierung noch Übersicht ermöglichte. Dies führte regelmäßig zu Fehlern, doppelter Datenpflege und einem hohen manuellen Aufwand. Besonders kritisch: Rechnungen und Lieferscheine mussten umständlich erstellt werden, und Informationen wurden oft auf Papierzetteln weitergegeben – ineffizient und fehleranfällig.

    ❌xcel führt zu Datenverlust und doppelter Datenpflege❌Keine zentrale Plattform für Backoffice und Verkauf❌Manuelle Erstellung von Dokumenten kostet Zeit und verursacht Fehler

  • Webdesign

    • Lösung

    Wir entwickelten eine schlanke, integrierte Lösung, die Airtable, Make.com, Google Drive und Lexware miteinander verknüpft. Über automatisierte Workflows werden Rechnungen und Lieferscheine auf Knopfdruck generiert, als PDF abgelegt und den richtigen Mitarbeitenden oder Kund:innen zugewiesen – vollständig synchronisiert, effizient und datenschutzkonform.

    • Integration von Airtable als zentrales ERP-System
    • Automatisierte Workflows mit Make.com zur Prozesssteuerung
    • Synchronisation von Kundendaten, Bestellungen und Dokumenten zwischen Airtable, Lexware und Google Drive
    • Generierung von Rechnungen und Lieferscheinen per Knopfdruck
    • Nutzung von iPads in den Filialen zur papierlosen Abwicklung im Tagesgeschäft

  • Webentwicklung

    • Ergebnis

    Im Rahmen des Projekts haben wir eine individuelle Lösung entwickelt und erfolgreich in die bestehende Systemlandschaft des Einzelhändlers integriert – mit dem Fokus auf einfache Bedienung für das Ladenpersonal, reibungslose Abläufe im Backoffice und maximale Entlastung des Geschäftsinhabers im Tagesgeschäft.

    • Analyse der bestehenden Arbeitsprozesse und Systemnutzung
    • Technische Konzeption der Automatisierungslösung
    • Integration von Airtable, Make.com, Lexware und Google Drive
    • Einrichtung automatisierter Workflows für Dokumentenerstellung und -ablage
    • Implementierung der iPad-Nutzung für papierlose Arbeitsabläufe im Laden
    • Support und Schulung der Mitarbeitenden vor Ort

    Unsere Leistungen

    Wir als Agentur für Webentwicklung in Hamburg bieten unseren Kunden vielfältige webbasierte individuelle Softwarelösungen aus einer Hand.

    Alle Leistungen

    Digitalisierung

    Damit aus der Digitalisierung von Prozessen auch wirklich Vereinfachungen resultieren, müssen sie reibungslos und intuitiv funktionieren. Gestalten Sie mit unserer Hilfe die eigenen betrieblichen Abläufe deutlich effizienter und somit kostensparender.

    Webdesign

    Atemberaubend schnell, glasklar und intuitiv bedienbar. Wir designen Webseiten die Ihr Unternehmen weiterbringen und durch professionelle SEO-Sichtbarkeit für Ihre Zielgruppe erreichen. Die Inhalte können Sie jederzeit kinderleicht über ein CMS bearbeiten.

    Webentwicklung

    Sie haben eine Vision? Wir machen daraus eine schlüsselfertige Webanwendung. Von der anfänglichen Beratung und Planung über die Umsetzung von Design und Programmierung bis hin zur langfristigen Weiterentwicklung und Wartung Ihrer Webanwendung.

    API-Schnittstellen

    Ein verlässlicher Informationsaustausch zwischen allen Komponenten Ihrer Systemlandschaft ist für reibungslose Geschäftsprozesse unverzichtbar. Wir sind spezialisiert auf die professionelle Umsetzung Ihrer API-Schnittstellen.

    Wie wär’s mit einem Kennenlernen?

    Wir sind schon gespannt auf Ihr Webentwicklungs-Projekt. Vor welchen Herausforderungen stehen Sie? Lassen Sie uns ins Gespräch kommen.

    Wie können wir Sie erreichen?