Automatisierung des Veranstaltungs- managements für einen Verlag

Ein juristischer Fachverlag aus Deutschland veröffentlicht quartalsweise Hefte zum Thema Recht bei Solaranlagen. Zusätzlich organisiert der Verlag regelmäßig Informationsveranstaltungen für das Fachpublikum. Die Anmeldung lief bisher über ein WPForms-Formular auf einer WordPress-Website, wobei die eingehenden Daten manuell in Excel-Listen gepflegt und per E-Mail weiterverarbeitet wurden – ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess. Gemeinsam mit unserem Kunden haben wir eine Lösung entwickelt, die den gesamten Anmelde- und Kommunikationsprozess automatisiert: von der Online-Buchung über Contact Form 7 bis zur strukturierten Stammdatenpflege in Airtable, dem automatischen E-Mail-Versand sowie der Erstellung von Teilnehmerlisten – effizient, fehlerfrei und ohne manuellen Aufwand.

Branche
Verlag

Dauer
2 Wochen

Tech-Stack
Contact Form 7, Airtable, make.com

  • Digitalisierung

    • Ausgangssituation

    Der juristische Verlag nutzte bisher eine einfache WordPress-Lösung mit dem Plugin WPForms und manuell gepflegte Excel-Listen, um Anmeldungen zu Veranstaltungen zu verwalten. Die gesamte Kommunikation – von der Bestätigung bis zur Teilnehmerliste – wurde händisch per E-Mail abgewickelt. Dieser manuelle Ablauf führte zu hohem Zeitaufwand, Doppelungen in den Daten und Verzögerungen im Anmeldeprozess.

    ❌ Anmeldedaten wurden manuell in Excel übertragen
    ❌ Fehlende Automatisierung bei E-Mail-Bestätigungen
    ❌ Keine zentrale Teilnehmerverwaltung

  • Webdesign

    • Lösung

    Wir entwickelten eine passgenaue Automatisierungslösung, die das WordPress-Formularsystem mit Airtable und Make.com verknüpft. Nach Absenden des Formulars werden die Anmeldedaten automatisch an Airtable übertragen, Dubletten bereinigt und strukturierte Teilnehmerlisten erstellt. Gleichzeitig erhalten die Teilnehmenden automatisch generierte E-Mails mit Buchungsbestätigung – vollständig datenschutzkonform, zeitsparend und ohne manuelle Zwischenschritte.

    • Anbindung von Contact Form 7 an Airtable über Make.com
    • Automatisierte Erfassung und Bereinigung der Teilnehmerdaten (inkl. Dublettenprüfung)
    • Versand personalisierter E-Mail-Bestätigungen direkt nach Anmeldung
    • Dynamische Erstellung und Aktualisierung von Teilnehmerlisten in Airtable
    • Zentrale Verwaltung aller Leads und Veranstaltungen ohne manuelle Excel-Pflege

  • Webentwicklung

    • Ergebnis

    Im Rahmen des Projekts haben wir eine individuelle Automatisierungslösung konzipiert, umgesetzt und nahtlos in die bestehende WordPress-Infrastruktur integriert – mit Fokus auf einfache Bedienung, Skalierbarkeit und maximale Entlastung im organisatorischen Alltag.

    • Analyse bestehender Anmelde- und Verwaltungsprozesse
    • Technische Konzeption der Automatisierungslösung
    • Einbindung von Contact Form 7, Airtable und Make.com
    • Automatisierte Datenübertragung und Dublettenprüfung
    • Einrichtung des E-Mail-Versands und Teilnehmerlisten-Generierung
    • Support, Dokumentation und Übergabe an das Team

    Unsere Leistungen

    Wir als Agentur für Webentwicklung in Hamburg bieten unseren Kunden vielfältige webbasierte individuelle Softwarelösungen aus einer Hand.

    Alle Leistungen

    Digitalisierung

    Damit aus der Digitalisierung von Prozessen auch wirklich Vereinfachungen resultieren, müssen sie reibungslos und intuitiv funktionieren. Gestalten Sie mit unserer Hilfe die eigenen betrieblichen Abläufe deutlich effizienter und somit kostensparender.

    Webdesign

    Atemberaubend schnell, glasklar und intuitiv bedienbar. Wir designen Webseiten die Ihr Unternehmen weiterbringen und durch professionelle SEO-Sichtbarkeit für Ihre Zielgruppe erreichen. Die Inhalte können Sie jederzeit kinderleicht über ein CMS bearbeiten.

    Webentwicklung

    Sie haben eine Vision? Wir machen daraus eine schlüsselfertige Webanwendung. Von der anfänglichen Beratung und Planung über die Umsetzung von Design und Programmierung bis hin zur langfristigen Weiterentwicklung und Wartung Ihrer Webanwendung.

    API-Schnittstellen

    Ein verlässlicher Informationsaustausch zwischen allen Komponenten Ihrer Systemlandschaft ist für reibungslose Geschäftsprozesse unverzichtbar. Wir sind spezialisiert auf die professionelle Umsetzung Ihrer API-Schnittstellen.

    Wie wär’s mit einem Kennenlernen?

    Wir sind schon gespannt auf Ihr Webentwicklungs-Projekt. Vor welchen Herausforderungen stehen Sie? Lassen Sie uns ins Gespräch kommen.

    Wie können wir Sie erreichen?